エクセル住所録 取り込みガイド

エクセルにて作成した住所録、e転居はがき作成形式、その他CSV形式のデータの取り込みガイドです。

目次

1. サンプルファイルのダウンロード

こちらから、サンプルファイルをダウンロードしてください。

→ エクセル形式はこちら

→ CSV形式はこちら

※ Windowsの場合:右クリック → 対象をファイルに保存

※ Macの場合:右クリック → リンク先のファイルを別名でダウンロード

2. エクセルで住所録を編集する。

ダウンロードしたサンプルファイルに住所録を登録します。
サンプル行は、取り込みませんので残したままでもかまいません。
サンプルを見ながらあて先情報を登録してください。

サンプルファイル

3. 登録した住所録データをCSV形式で保存する。

住所録データの編集登録が完了しましたら、CSV形式で保存します。

1.エクセル上部メニューより
  「ファイル(F)」 > 「名前を付けて保存(A)」 を順に押して
  「名前を付けて保存」を表示します。

2.ファイル名の設定
  ・左メニュー:デスクトップを選択する。
  ・ファイル種類(T):「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」を選択する。
  ・ファイル名:「住所録」と入力する。

ファイルの保存

4.エクセル住所録読み込みボタンをクリック

1.ログインします。
2.画面右上「アドレス編集」を押し、アドレス帳編集画面を表示します。
3.画面下部の「エクセル住所録読み込み」ボタンを押して、読み込み画面を表示します。
4.「住所録読込み」ボタンを押して、「住所録読込み画面」を表示します。

上級者モード

5.住所読込み画面

先ほど準備したCSVを選択し、「開く」を押してください。
確認画面に移動します。

読み込み画面

6.取込先の項目を選択

取り込むデータの項目と、取り込み先の項目を設定します。
プルダウンメニューで取り込み先項目を変更できますので調整を行います。
ページ下部の「読み込み開始」ボタンを押して、取り込みを開始します。

取り込み先項目選択

7.他の住所録ファイルから書き出したCSVファイルを使用する例

#会社名 ○○商事
部署1 大阪支店
部署2 営業部
役職 統括部長
田中
浩二
敬称
連名1姓 山田
連名1名 健二
連名1敬称
連名2姓 佐藤
連名2名 進二
連名2敬称
連名3姓 大田
連名3名 義夫
連名3敬称
ふりがな たなか
郵便番号 001-0000
都道府県 東京都
住所1 千代田区
住所2 ビッグシティ505
グループ 会社関係

読み込みを行なう前に、Excelなどで取込む住所録を整理します。

・読み込むファイルは、CSV形式で項目数は30以内としてください。

・読み込むことができる項目は、左記の通りです。
 サンプルファイルをダウンロードし、そのサンプルファイルで作業すると楽に作業できます。

・編集後は、CSV形式で保存します。保存方法は「3. 登録した住所録データをCSV形式で保存する」を参照ください。

8.氏名について(姓名は分けなくても良いですか?)

回答:分けなくても取り込めます。


・姓名を分けていない場合は、1つの欄にまとめて入力することで取り込むことが可能です。
その場合は、取り込み先の項目に「姓名(スペース区切り)」項目を割り当てるか、もしくは「姓」項目を割り当ててください。
姓の項目にまとめて取り込みを行います。

姓名(スペース区切り)

・「姓」「名」をそれぞれ分けることにより、印刷時にきれいにレイアウトされます。
(連名などの場合、名だけで整列することができます)

姓名

・必須項目について
会社名がある場合、「姓」は空でも取り込むことができます。

9.住所について(都道府県を分けるのが手間なんですが)

回答:
 「都道府県」「住所・番地」をまとめて「住所・番地」に割り当てることが可能です。
 「都道府県」項目が、空でも取り込めます。

例:「東京都千代田区九段南0-0-00」を「住所・番地」に割り当てます。

必須項目
 「都道府県」空白でも可。
 「住所1」は必須項目。

推奨:「住所・番地」「ビル・アパート等」について
 ・「ビル・アパート等」がある場合は、住所を「住所・番地」「ビル・アパート等」に
  分割してください。
 ・1項目で登録すると、印刷時のレイアウトで1行で表示され窮屈になってしまします。
 ・「ビル・アパート等」に分けて登録するときれいに印刷されます。
  印刷体裁は、取り込み後、注文時にプレビューにて確認いただけます。

住所を分割

10.敬称は何が選べますか?

以下になります。
  様
  殿
  ちゃん
  君
  くん
  先生
  御一同様
  御中
  先生御侍史
  先生御机下

指定が無い場合は、「様」となります。

11.既に登録してあるあて先と同じデータを取り込んだらどうなるの?

同じ 氏名・住所のデータは、登録されません。
(上書きもされません)

取り込み時に以下のメッセージが表示されます。
「既に登録されています。(ごみ箱の中も対象です)」

説明
「会社名」「部署1」「部署2」「姓」「名」「住所・番地」が同一のデータは取り込みできません。
(どれかが1文字でも違えば登録できます)

また、「ごみ箱」にあるデータも対象ですので、ご注意ください。